La automatización que se paga sola en un mes
No todo proceso merece automatizarse. Hay una forma sencilla de saber cuáles sí, antes de gastar un euro.
El instinto al automatizar es empezar por la tarea más molesta. Suele ser la equivocada. La correcta es la más repetitiva, que no es lo mismo.
La cuenta que nadie hace
Coge una tarea. Multiplica lo que tarda por las veces que ocurre al mes. Ese es el coste mensual en horas. Si automatizarla cuesta menos horas de las que ahorra en tres meses, hazlo. Si no, déjala.
Una tarea de 40 minutos que ocurre dos veces al año no merece automatizarse. Una de 90 segundos que ocurre 200 veces al mes, desde luego que sí: son cinco horas mensuales desapareciendo sin que nadie lo note.
Los procesos que merece automatizar rara vez son de los que la gente se queja. Son los pequeños que nadie nota, repetidos hasta sumar un sueldo.
Dónde se esconden las horas
Copiar datos entre dos sistemas que no se hablan. Mandar el mismo mensaje con tres palabras cambiadas. Armar el mismo informe cada lunes. Descargar un archivo, renombrarlo y subirlo a otro sitio. Comprobar si algo llegó.
Empieza por la aburrida
La primera automatización debe ser pequeña, aburrida e incapaz de romper nada. Genera confianza en el método y te da una medida real de cuánto tiempo ahorra. La ambiciosa viene después.
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