A automação que se paga em um mês

O instinto ao automatizar é começar pela tarefa mais irritante. Costuma ser a errada. A certa é a mais repetitiva, que não é a mesma coisa.

A conta que ninguém faz

Pegue uma tarefa. Multiplique quanto tempo leva pelas vezes que acontece por mês. Esse é o custo mensal em horas. Se automatizar custar menos horas do que economiza em três meses, faça. Se não, deixe quieto.

Uma tarefa de 40 minutos que acontece duas vezes por ano não vale automatizar. Uma de 90 segundos que acontece 200 vezes por mês, com certeza sim: são cinco horas mensais sumindo sem ninguém notar.

Os processos que valem a pena automatizar raramente são os que geram reclamação. São os pequenos que ninguém percebe, repetidos até somarem um salário.

Onde as horas costumam se esconder

Copiar dados entre dois sistemas que não conversam. Mandar a mesma mensagem com três palavras trocadas. Montar o mesmo relatório toda segunda. Baixar um arquivo, renomear e subir em outro lugar. Verificar se algo chegou.

Comece pela chata

A primeira automação deve ser pequena, chata e incapaz de quebrar qualquer coisa. Ela cria confiança no método e dá uma medida real de quanto tempo economiza. A ambiciosa vem depois.